Mengisi IDM Tanpa Mengetik Ulang Data yang Sama

Saat menyiapkan pendataan desa, pekerjaan yang menyita waktu sering kali dimulai sebelum formulir dibuka: mencari berkas, mencocokkan angka, lalu mengetik kembali informasi yang sebenarnya sudah tersedia.

Data fasilitas kesehatan ada di satu dokumen. Informasi jalan tersimpan dalam laporan pembangunan. Data kegiatan ekonomi berada di berkas lain. Ketika semuanya dibutuhkan bersamaan, operator harus mengumpulkannya kembali.

Pekerjaan ini dapat dikurangi dengan menata sumber data dan menyiapkan rekap yang sesuai kebutuhan pendataan.

Catatan istilah: artikel ini menggunakan IDM mengikuti istilah pada judul. Untuk pendataan terkini, pemerintah desa perlu mengacu pada Indeks Desa berdasarkan Permendesa PDTT Nomor 9 Tahun 2024, yang mencabut aturan sebelumnya tentang Indeks Desa Membangun. Ikuti instrumen dan petunjuk resmi untuk periode pendataan yang sedang berjalan.

Mulai dari satu sumber data yang disepakati

Langkah pertama adalah menentukan sumber rujukan bersama. Bentuknya dapat berupa lembar kerja terkelola atau sistem informasi desa yang digunakan perangkat desa.

Setiap data sebaiknya dilengkapi dengan keterangan:

• Nilai atau kondisi yang dicatat.
• Periode dan tanggal pembaruan.
• Sumber informasi atau dokumen pendukung.
• Petugas yang memeriksa.
• Status verifikasi.

Dengan susunan tersebut, operator dapat mengetahui angka mana yang sudah diperiksa dan bagian mana yang masih perlu dikonfirmasi.

Satu sumber rujukan juga membantu mencegah penggunaan beberapa versi berkas dengan isi berbeda.

Cocokkan definisi sebelum menggunakan kembali data

Nama kolom yang terlihat mirip belum tentu memiliki pengertian yang sama. Data jumlah fasilitas, misalnya, perlu diperiksa apakah mencatat seluruh bangunan atau hanya fasilitas yang masih berfungsi.

Sebelum memindahkan data, cocokkan pertanyaan dengan sumbernya. Periksa periode, satuan, cakupan wilayah, serta pilihan jawaban yang diminta.

Data lama dapat menjadi bahan awal, tetapi tetap perlu diperiksa kesesuaiannya dengan kondisi dan pertanyaan terbaru.

Jika informasi belum tersedia, tandai sebagai kebutuhan verifikasi. Jangan mengisi angka nol hanya untuk melengkapi kolom yang kosong.

Siapkan rekap yang mengikuti urutan pertanyaan

Agar operator tidak berpindah-pindah dokumen, buat lembar rekap dengan urutan yang mengikuti instrumen pendataan.

Contoh susunannya:

Tabel ini merupakan contoh penataan internal, bukan pengganti kuesioner resmi.

Rekap yang teratur memudahkan pemeriksaan bersama dan mengurangi kebutuhan mencari ulang informasi saat pengisian berlangsung.

Gunakan ekspor atau impor jika memang didukung

Sistem informasi desa dapat membantu menghasilkan rekap dari data yang sudah tersimpan. Namun, rekap otomatis tidak selalu berarti data dapat langsung dikirim ke aplikasi pemerintah.

Jika tersedia fasilitas impor resmi, sesuaikan hasil ekspor dengan templat dan ketentuannya. Periksa hasil impor sebelum menyelesaikan pengiriman.

Jika pengisian masih harus dilakukan melalui formulir, rekap terverifikasi tetap berguna sebagai bahan pemindahan data. Operator tidak perlu menyusun ulang perhitungan atau mencari dokumen dari awal.

Integrasi langsung baru dapat diterapkan apabila tersedia mekanisme resmi, izin akses, dan kesesuaian teknis.

Perbarui data sebagai bagian dari pekerjaan rutin

Usahakan pembaruan dilakukan ketika ada perubahan: pembangunan selesai, fasilitas berhenti beroperasi, atau layanan baru mulai berjalan.

Tetapkan penanggung jawab sesuai bidangnya, lalu simpan riwayat perubahan. Saat periode pendataan tiba, tim dapat berfokus pada pemeriksaan dan pelengkapan data.

Tujuan mengurangi pengetikan ulang adalah memberi lebih banyak waktu untuk memastikan jawaban benar, mutakhir, dan dapat ditelusuri sumbernya.

Ingin menata data desa agar lebih mudah digunakan kembali? Diskusikan kebutuhan pengelolaan data dan pelaporan desa Anda bersama digi-desa.id.